Quy trình

Quy trình Tiếp nhận – Phản biện – Quyết định

Quy trình này được thiết kế để tối ưu hóa thời gian nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, với các chốt chặn nghiêm ngặt tại từng giai đoạn (Sơ đồ dưới đây mô tả quy trình từ khi tác giả nộp bài đến khi có quyết định cuối cùng). 

1. Quy trình tiếp nhận

Tiếp nhận là giai đoạn cửa ngõ của quy trình. Mục tiêu là xác định bản thảo có được nộp đúng cách, đủ hồ sơ, đúng yêu cầu kỹ thuật - hành chính và phù hợp sơ bộ với phạm vi của tạp chí hay không. Giai đoạn này giúp loại bỏ sớm các lỗi hình thức, hồ sơ thiếu, bài ngoài phạm vi hoặc bài chưa đạt ngưỡng tối thiểu để đưa đi phản biện.

Trong quan hệ chủ thể, tác giả chịu trách nhiệm chuẩn bị và nộp đầy đủ bản thảo; biên tập viên hoặc thư ký tòa soạn chịu trách nhiệm kiểm tra, phản hồi, yêu cầu bổ sung hoặc chuyển bài sang giai đoạn sàng lọc học thuật.

Bước 1. Tác giả nộp bài trên hệ thống: Khởi tạo hồ sơ bài báo trên hệ thống quản lý tạp chí.

• Tác giả đăng nhập hệ thống, chọn đúng vai trò tác giả và chọn chuyên mục phù hợp.

• Tác giả nhập tên bài, thông tin tác giả, đơn vị công tác, email liên hệ, tóm tắt, từ khóa và lĩnh vực chuyên môn.

• Tác giả tải lên bản thảo, phụ lục, dữ liệu bổ trợ hoặc các biểu mẫu theo quy định của tạp chí.

• Tác giả xác nhận các cam kết cần thiết như quyền tác giả, đạo văn, không gửi đồng thời cho tạp chí khác và tuân thủ thể lệ gửi bài.

Đầu ra: Hồ sơ bài báo được ghi nhận trên hệ thống ở trạng thái mới nộp/chờ xử lý.

Bước 2. Biên tập viên kiểm tra hồ sơ, kỹ thuật và hành chính: Xác định bài nộp có đủ điều kiện xử lý tiếp về mặt hồ sơ và kỹ thuật hay không.

• Kiểm tra bài có đúng mẫu trình bày, đúng chuyên mục, đúng ngôn ngữ và đủ các thành phần bắt buộc hay không.

• Kiểm tra thông tin tác giả, đơn vị công tác, tác giả liên hệ, tóm tắt, từ khóa, tài liệu tham khảo và file đính kèm.

• Kiểm tra lỗi kỹ thuật của file, chất lượng hình vẽ/bảng biểu, định dạng trích dẫn và các biểu mẫu cam kết.

• Kiểm tra sơ bộ các dấu hiệu cần lưu ý như thiếu ẩn danh trong phản biện kín, thiếu dữ liệu minh chứng, thiếu tuyên bố tài trợ hoặc xung đột lợi ích nếu tạp chí yêu cầu.

Đầu ra: Kết luận ban đầu: hồ sơ hợp lệ hoặc chưa hợp lệ.

Bước 3. Điều kiện: Hồ sơ hợp lệ? Rẽ nhánh xử lý giữa yêu cầu bổ sung hồ sơ và chuyển sang sàng lọc sơ bộ.

• Nếu hồ sơ không hợp lệ, biên tập viên ghi rõ lỗi và gửi yêu cầu tác giả bổ sung/chuẩn hóa.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bài được chuyển sang bước sàng lọc sơ bộ về phạm vi, chất lượng tối thiểu và các vấn đề học thuật ban đầu.

Đầu ra: Bài được trả lại để bổ sung hoặc được chuyển sang desk review.

Bước 4. Trả lại tác giả để bổ sung/chuẩn hóa: Cho phép tác giả hoàn thiện các lỗi hồ sơ mà chưa bị từ chối học thuật.

• Biên tập viên gửi danh sách lỗi cần sửa: thiếu file, sai mẫu, sai định dạng, thiếu thông tin tác giả hoặc thiếu cam kết.

• Tác giả chỉnh sửa và nộp lại bản thảo/hồ sơ.

• Sau khi nộp lại, bài quay về bước kiểm tra hồ sơ để xác nhận đã đáp ứng yêu cầu.

Đầu ra: Hồ sơ được nộp lại; vòng lặp tiếp nhận được kích hoạt.

Bước 5. Sàng lọc sơ bộ - Desk review: Đánh giá sơ bộ xem bài có phù hợp với tôn chỉ, phạm vi, chuyên ngành và chất lượng tối thiểu của tạp chí hay không.

• Đối chiếu nội dung bài với phạm vi và chuyên mục của tạp chí.

• Đánh giá nhanh tính mới, câu hỏi nghiên cứu, phương pháp, cấu trúc bài và mức độ phù hợp với chuẩn học thuật.

• Kiểm tra nguy cơ đạo văn, trùng lặp, vi phạm quyền tác giả hoặc sai lệch nghiêm trọng trong trình bày dữ liệu.

• Xác định bài nên bị desk reject hay nên chuyển sang phân công editor phụ trách.

Đầu ra: Kết luận sơ loại: không đạt/desk reject hoặc đạt để chuyển phản biện.

Bước 6. Điều kiện: Đạt yêu cầu sơ loại? Quyết định đầu ra cuối cùng của Quy trình tiếp nhận

• Nếu không đạt, bài bị desk reject và quy trình kết thúc đối với bản thảo này.

• Nếu đạt, bài được chuyển sang phân công editor phụ trách để tổ chức phản biện.

Đầu ra: Desk reject hoặc chuyển sang Quy trình Phản biện.

2. Quy trình phản biện

Quy trình phản biện nhằm tổ chức đánh giá chuyên môn độc lập đối với bản thảo đã vượt qua tiếp nhận và sơ loại. Mục tiêu không chỉ là thu thập ý kiến nhận xét, mà còn xác định bài báo có đủ căn cứ khoa học để trình quyết định hay cần thêm vòng phản biện, phản biện bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Trong giai đoạn này, biên tập viên giữ vai trò điều phối: lựa chọn phản biện, gửi lời mời, xử lý trường hợp phản biện từ chối, theo dõi tiến độ, tiếp nhận nhận xét và tổng hợp kết quả. Phản biện chịu trách nhiệm đánh giá bản thảo khách quan, bảo mật và đúng chuyên môn.

Bước 1. Phân công editor/biên tập viên phụ trách: Giao trách nhiệm xử lý chuyên môn cho một biên tập viên phù hợp với lĩnh vực của bài.

• Tổng biên tập hoặc Ban biên tập chọn editor có chuyên môn liên quan.

• Editor nhận hồ sơ bài báo, đọc nhanh nội dung và xác định nhóm phản biện tiềm năng.

• Editor kiểm tra các thông tin có thể ảnh hưởng tới lựa chọn phản biện như chủ đề, phương pháp, đơn vị tác giả, xung đột lợi ích và yêu cầu thời hạn.

Đầu ra: Bài báo có editor phụ trách chính thức.

Bước 2. Editor mời phản biện: Tìm kiếm và mời chuyên gia đánh giá bản thảo.

• Editor lựa chọn phản biện dựa trên chuyên môn, kinh nghiệm công bố, khả năng phản biện đúng hạn và không có xung đột lợi ích.

• Editor gửi lời mời phản biện kèm tiêu đề, tóm tắt, thời hạn và hướng dẫn phản biện.

• Nếu quy trình phản biện kín hai chiều, editor bảo đảm bản thảo đã được ẩn thông tin tác giả theo yêu cầu.

Đầu ra: Lời mời phản biện được gửi đến các chuyên gia.

Bước 3. Điều kiện: Phản biện nhận lời? Xác định phản biện được mời có đồng ý thực hiện nhiệm vụ hay không.

• Phản biện đọc tiêu đề, tóm tắt, thời hạn và tự đánh giá mức độ phù hợp chuyên môn.

• Phản biện kiểm tra khả năng hoàn thành đúng hạn và khai báo xung đột lợi ích nếu có.

• Nếu phản biện từ chối hoặc không phản hồi, editor chuyển sang mời phản biện khác.

• Nếu phản biện nhận lời, bản thảo được chuyển cho phản biện đánh giá chi tiết.

Đầu ra: Phản biện nhận lời hoặc cần mời phản biện thay thế.

Bước 4. Mời phản biện khác: Bảo đảm đủ số lượng và chất lượng phản biện khi phản biện ban đầu không nhận lời.

• Editor tìm chuyên gia thay thế từ cơ sở dữ liệu phản biện, mạng lưới học thuật hoặc đề xuất của ban biên tập.

• Editor gửi lời mời mới và theo dõi thời hạn phản hồi.

• Quy trình quay lại bước mời phản biện cho đến khi có đủ phản biện nhận lời.

Đầu ra: Có phản biện thay thế được mời và chờ phản hồi.

Bước 5. Reviewer thực hiện phản biện: Đánh giá chuyên môn độc lập về giá trị khoa học và chất lượng bản thảo.

• Phản biện đọc toàn bộ bản thảo, kiểm tra mục tiêu nghiên cứu, cơ sở lý thuyết, phương pháp, dữ liệu, kết quả và thảo luận.

• Phản biện đánh giá tính mới, độ tin cậy, khả năng tái lập, sự phù hợp của tài liệu tham khảo và mức độ đóng góp.

• Phản biện đưa ra nhận xét chi tiết, góp ý sửa chữa và khuyến nghị đối với editor.

• Phản biện phải bảo mật nội dung bản thảo, không sử dụng thông tin chưa công bố cho lợi ích cá nhân và khai báo xung đột lợi ích khi có.

Đầu ra: Báo cáo phản biện và khuyến nghị chuyên môn.

Bước 6. Tổng hợp ý kiến phản biện: Chuyển các nhận xét rời rạc thành hồ sơ đánh giá có cấu trúc để phục vụ quyết định.

• Editor đọc từng nhận xét phản biện và phân loại theo nhóm: phương pháp, dữ liệu, kết quả, thảo luận, hình thức, tài liệu tham khảo, đạo đức nghiên cứu.

• Editor xác định các điểm thống nhất và mâu thuẫn giữa các phản biện.

• Editor lọc những góp ý trùng lặp, thiếu căn cứ hoặc không phù hợp để tạo thông báo phản hồi rõ ràng cho tác giả và Tổng biên tập.

• Editor đánh giá mức độ nghiêm trọng của các vấn đề để xác định bài cần sửa nhỏ, sửa lớn, từ chối hay có thể chấp nhận.

Đầu ra: Bản tổng hợp ý kiến phản biện và nhận định chuyên môn của editor.

Bước 7. Điều kiện: Đủ cơ sở quyết định? Xác định hồ sơ phản biện đã đủ rõ để chuyển sang khối quyết định hay chưa.

• Nếu các phản biện thống nhất hoặc các khác biệt đã được editor phân tích rõ, hồ sơ được coi là đủ cơ sở.

• Nếu ý kiến phản biện mâu thuẫn nghiêm trọng, thiếu chuyên môn cần thiết hoặc chưa đánh giá vấn đề cốt lõi, hồ sơ chưa đủ cơ sở.

• Trong trường hợp chưa đủ cơ sở, editor mời phản biện bổ sung hoặc phản biện thứ ba.

Đầu ra: Kết luận đủ cơ sở chuyển sang quy trình Quyết định hoặc cần phản biện bổ sung.

Bước 8. Mời phản biện bổ sung/phản biện thứ ba: Bổ sung căn cứ chuyên môn khi phản biện hiện có chưa đủ để đề xuất quyết định.

• Editor xác định nội dung cần đánh giá bổ sung: toàn bộ bài, riêng phương pháp, riêng dữ liệu hoặc riêng đóng góp khoa học.

• Editor chọn phản biện bổ sung có chuyên môn phù hợp với phần còn tranh luận.

• Sau khi có nhận xét bổ sung, editor quay lại bước tổng hợp ý kiến phản biện.

Đầu ra: Ý kiến phản biện bổ sung giúp hoàn thiện hồ sơ đánh giá.

3. Quy trình Quyết định

Khối quyết định chuyển hóa kết quả phản biện thành quyết định biên tập chính thức. Biên tập viên phụ trách đóng vai trò tham mưu chuyên môn, còn Tổng biên tập hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm ra quyết định cuối cùng theo quy chế của tạp chí.

Khối này không chỉ có nhiệm vụ chọn một trong các trạng thái Reject, Major revision, Minor revision hoặc Accept, mà còn xác định hướng xử lý sau quyết định: thông báo tác giả, tổ chức vòng sửa, kiểm tra bản sửa, chuyển biên tập/dàn trang hoặc kết thúc hồ sơ.

Bước 1. Editor đề xuất quyết định: Cung cấp khuyến nghị chuyên môn cho Tổng biên tập dựa trên toàn bộ hồ sơ phản biện.

• Editor đọc lại bản thảo, các nhận xét phản biện và các phản hồi/sửa đổi nếu có.

• Editor đánh giá mức độ nghiêm trọng của các lỗi, khả năng sửa chữa và giá trị khoa học còn lại của bài.

• Editor lập đề xuất quyết định kèm lý do, nội dung cần sửa và khuyến nghị về việc có cần gửi lại phản biện sau sửa hay không.

Đầu ra: Đề xuất quyết định của editor: reject, major revision, minor revision hoặc accept.

Bước 2. Tổng biên tập ra quyết định: Ban hành quyết định biên tập chính thức đối với bản thảo.

• Tổng biên tập xem xét đề xuất của editor, nhận xét phản biện, phạm vi tạp chí và chính sách biên tập.

• Tổng biên tập có thể đồng ý với đề xuất của editor hoặc điều chỉnh quyết định nếu có căn cứ.

• Quyết định được ghi nhận trên hệ thống và thông báo cho tác giả.

Đầu ra: Quyết định chính thức: Reject, Major revision, Minor revision hoặc Accept.

Bước 3. Nhánh Reject - Từ chối: Kết thúc xử lý bản thảo khi bài không đủ điều kiện tiếp tục.

• Tạp chí gửi thông báo từ chối cho tác giả, kèm lý do chính và các nhận xét phản biện phù hợp.

• Hồ sơ được đóng trên hệ thống ở trạng thái từ chối.

• Tác giả có thể sử dụng góp ý để phát triển bài cho một hướng nghiên cứu hoặc tạp chí khác, nếu chính sách tạp chí cho phép.

Đầu ra: Thông báo từ chối và kết thúc quy trình đối với bản thảo.

Bước 4. Nhánh Major revision - Sửa lớn: Yêu cầu tác giả chỉnh sửa sâu trước khi xem xét lại.

• Tạp chí gửi cho tác giả bộ nhận xét phản biện và yêu cầu sửa chi tiết.

• Tác giả sửa bản thảo, chuẩn bị thư giải trình từng điểm phản biện và nộp lại đúng thời hạn.

• Editor kiểm tra bản sửa và có thể gửi lại cho phản biện cũ hoặc phản biện bổ sung nếu sửa đổi ảnh hưởng tới nội dung khoa học.

• Bài có thể quay lại quy trình Phản biện để phản biện vòng tiếp theo.

Đầu ra: Bản thảo sửa lớn và thư giải trình; có thể kích hoạt vòng phản biện lại.

Bước 5. Nhánh Minor revision - Sửa nhỏ: Hoàn thiện các lỗi còn lại trước khi chấp nhận chính thức.

• Tạp chí yêu cầu tác giả sửa các lỗi nhỏ về diễn đạt, hình thức, chú thích bảng/hình, thuật ngữ hoặc tài liệu tham khảo.

• Tác giả nộp lại bản sửa và giải trình ngắn gọn.

• Thông thường editor kiểm tra lại; chỉ gửi phản biện lại nếu nội dung sửa có ảnh hưởng đáng kể đến lập luận khoa học.

Đầu ra: Bản thảo gần hoàn thiện để chuyển sang chấp nhận hoặc biên tập cuối.

Bước 6. Nhánh Accept - Chấp nhận đăng: Xác nhận bài đã đạt yêu cầu học thuật để chuyển sang xử lý xuất bản.

• Tổng biên tập hoặc hệ thống gửi thông báo chấp nhận đăng cho tác giả.

• Bài chuyển từ trạng thái đánh giá học thuật sang trạng thái biên tập/xuất bản.

• Tạp chí tổ chức biên tập ngôn ngữ, chuẩn hóa định dạng, dàn trang và đọc bông.

Đầu ra: Bài được chấp nhận đăng và chuyển sang quy trình biên tập xuất bản.

Bước 7. Biên tập, dàn trang, đọc bông: Tạo bản cuối đủ điều kiện xuất bản về hình thức và thông tin xuất bản.

• Biên tập viên rà soát ngôn ngữ, cấu trúc, trích dẫn, bảng biểu, hình vẽ và metadata.

• Bộ phận kỹ thuật dàn trang theo mẫu tạp chí và tạo bản proof.

• Tác giả và biên tập viên đọc bông, phát hiện lỗi cuối cùng trước khi xuất bản.

Đầu ra: Bản proof/bản cuối đã được rà soát.

Bước 8. Nộp lưu chiểu, chỉ mục hóa, xuất bản: Hoàn tất thủ tục xuất bản và đưa bài vào hệ thống lưu trữ/số báo.

• Bài được đưa vào số báo, tạo mục lục, kiểm tra thông tin xuất bản và metadata.

• Nếu tạp chí có quy trình DOI hoặc chỉ mục hóa, bài được gán hoặc cập nhật mã định danh và thông tin chỉ mục.

• Bài được xuất bản trên website/hệ thống và lưu trữ hồ sơ xử lý.

Đầu ra: Bài báo chính thức được xuất bản và lưu trữ.